Cuando es mejor usar Google Sheets y cuando NO


La forma con que trabajamos con nuestras hojas de cálculo ha cambiado mucho en los últimos años, ahora no solamente las usamos en nuestro computador sino también son editadas en nuestras tablets y teléfonos y es muy importante siempre tener la misma versión.

Acceder a archivos de Excel y poder editarlos desde cualquier parte se vuelve cada vez más indispensable, así como también es cada día mas critico poder compartir estos archivos y tener la posibilidad de que varias personas trabajen simultáneamente sobre ellos.

Una plataforma que permite esta colaboración son los productos de Google, personas de todo el mundo están migrando a esta plataforma para beneficiarse de las funciones de compartir y trabajar simultáneamente. Toda esta suite es conocida como Google Apps. Sin embargo, google no trabaja en el mismo formato de Excel, sino que usa su propio formato llamado Google Sheets, que, aunque es muy similar presenta diferencias importantes.

En este post explicaremos cuando es mejor utilizar Excel y cuando Google Sheets

Cuando usar google sheets 

1. Para trabajar con otras personas simultáneamente 


Creo que es justo decir que los libros de trabajo compartidos en Microsoft Excel son poco funcionales y tienen muchas limitaciones con lo que se puede y no se puede hacer (como eliminar hojas, crear tablas de Excel, varias limitaciones de formato, etc.).

En realidad, no es trabajar simultáneamente sino por turnos. Una persona hace algo y guarda los cambios, luego otra y así sucesivamente. Si se tiene un archivo que requiere que varios usuarios lo modifiquen al mismo tiempo, a continuación, en algún momento, llegará a problemas.


Pero al ser una aplicación basada en web, Google Sheets es perfecto para compartir el trabajo con otras personas y trabajar simultáneamente sobre el mismo archivo sin crear varias versiones Cada usuario tiene distintos tipos de permiso para evitar que cualquiera realice cambios indeseados, así, unos pueden editar, otros comentar y otros solo ver.

2. Quieres saber que ha cambiado recientemente


¿Alguna vez ha tenido que abrir varias versiones del mismo libro de Excel, sólo para saber cuáles son las diferencias recientes? En Excel esto puede ser un poco tedioso y aburrido. Para realizar el seguimiento del historial de edición de una hoja de cálculo, Excel necesita guardar cada nueva versión con un nombre de archivo diferente. Eso es una invitación para contratiempos y errores si no es suficientemente cuidadoso, especialmente cuando alguien pierde una revisión importante.

 
En Google Sheets, en dos clics puedes ver todas las versiones recientes del archivo, con los cambios claramente resaltados junto con el usuario que realizó los cambios. En el menú, vaya a Archivo> Ver Historial de Revisión. Google Sheets te brinda una cronología clara y completa de todos los cambios y de cada uno de ellos y la posibilidad de restaurar su archivo desde cualquier punto.

3. Acceso desde cualquier dispositivo en cualquier lugar


Hoy en día, muchas personas están usando múltiples dispositivos cada día y sus lugares de trabajo pueden cambiar rápidamente. La capacidad de trabajar en un archivo, cerrar su computadora portátil, y luego hacer algunos pequeños cambios en su teléfono o tableta mientras está en movimiento es importante para muchos.

A pesar de que Microsoft Excel ha agregado nuevas funciones y aplicaciones, como el caso de Excel para Ipad (que puedes aprender a usar aquí). Aun cuenta con algunas limitaciones, la principal siendo que son aplicaciones pagas. Tanto los sistemas operativos móviles de iOS como los de Android tienen aplicaciones dedicadas de Google Sheets que facilitan la actualización de archivos conectados con su cuenta de google que son 100% gratuitas.

4. El poder de Google


Por ser un producto de Google, Sheets trabaja directamente con el Drive, y no tenemos que crear cuentas adicionales. Además, puede importar todo tipo de datos de otros servicios de Google y de la Web en general. Puede traducir el contenido de una celda mediante la función GOOGLETRANSLATE (), o puede obtener información sobre valores actuales o históricos de Google Finance con la función GOOGLEFINANCE ().

Cuando es mejor Usar Microsoft Excel


Sobra decir que Excel es mucho más completo y cuenta con muchísimas más funciones y para trabajo serio y pesado siempre es recomendable la versión de escritorio de Microsoft Excel, pero los caso en que se hace verdaderamente imposible trabajar con Sheets son:

1. El archivo tiene más 500 filas o 50 columnas

Google Sheets es rápido para hojas de cálculo relativamente pequeñas, pero si tiene una cantidad razonable de datos (digamos, más de 500 filas y / o 50 columnas), notará que el rendimiento comenzará a sentirse un poco lento. Si tiene muchas fórmulas en el archivo, comenzará a notar un retraso entre las celdas de edición y las fórmulas de actualización.

El análisis básico es factible en un archivo de Google Sheets, pero si estás haciendo algún tipo de cálculo de números serios, con muchas funciones, es mejor dejarlo en un archivo de Excel.

2. Cuando tenemos que usar macros o VBA

La razón es muy obvia y simple. No hay editor de VBA en google Sheets. Una gran limitación para usuarios avanzados de Excel

3. Usas demasiado los atajos del teclado de Excel

Al ser una aplicación que funciona dentro del navegador web algunos atajos de teclado son diferentes, y a pesar que Google intenta tener la mayoría iguales, para usuarios de Excel de mucho tiempo estas diferencias resultan incomodas.

4. Debes trabajar sin conexión a internet

Google sheets funciona con internet, recordemos que es una aplicación dentro del navegador, esto limita mucho su uso si no contamos con una red en ese momento. Sin embargo, en Google Chrome podemos activar la opción de trabajar sin conexión y los cambios se guardarán cuando nos conectamos a la red la próxima vez, pero si por accidente cerramos el navegador hemos perdido todo. Con Excel podemos guardar nuestro documento tengamos o no tengamos conexión (al menos una versión local para luego subirla al servidor).

Veredicto final

Ambos programas son útiles en ciertas situaciones, pero es importante recordar cuándo usar cada uno. Es útil pensar en Sheets y Excel como primos lejanos; ambos pueden ser aplicaciones de hoja de cálculo, pero sirven a propósitos completamente diferentes.

Excel sigue siendo el estándar de oro para las hojas de cálculo por una buena razón: Si trabaja con grandes cantidades de datos o necesita una funcionalidad avanzada, no hay sustituto. Pero para la mayoría de personas, que tienen requisitos de hojas de cálculo más modestos y tienen la necesidad de colaborar con colegas remotos, Google Sheets puede hacer el trabajo perfectamente.

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